msg

יכולות מתקדמות באוטיפו- מדריך למנהל


אחרי שהתנסית עם המערכת והכרת את יכולותיה הבסיסיות, רצינו לוודא שאתה מכיר אפשרויות קצת יותר מתקדמות שיכולות לשפר ולייעל את הכנת סידור העבודה עם אוטיפו.

סינון משמרות


במקרים בהם סביבת העבודה כוללת מספר תפקידים, ניתן לסנן את הנתונים המוצגים ביומן השיבוץ לפי תפקיד מסויים או מספר תפקידים יש ללחוץ על כפתור 'סנן משמרות' ובחלון שנפתח, לסמן את התפקידים הרצויים. לוח השיבוץ, רשימת אנשי הצוות (מצד ימין) ודו"ח סיכום שיבוץ יציגו נתונים מסוננים בהתאם לתפקידים שנבחרו. השיבוץ האוטומטי יופעל לתפקידים הנבחרים בלבד.
סינון משמרות

עריכת משמרת מיומן השיבוץ


ישנה אפשרות לשנות נתוני משמרת של שבוע מסוים בלבד בעזרת כפתור 'עריכת משמרות' ביומן השיבוץ.

תוכל לבטל את הדרישה למשמרת באותו שבוע (לחיצה על X במשמרת הרלוונטית):

או לערוך את נתוני המשמרת (לחיצה על אייקון עריכה): לשנות את דרישת התפקידים, לעדכן כותרת ליום וכו.. הנתונים ישמרו לשבוע הנוכחי בלבד.

בנוסף, בעזרת כפתור 'הוסף ארוע', באפשרותך להוסיף לשבוע משמרת חדשה.
אם ברצונך לעדכן פרטי משמרת באופן קבוע (מאותו שבוע והלאה) תוכל לעשות זאת בהגדרות>משמרות.

אפשרויות בתצוגה להדפסה


באפשרותך לבחור את תצוגת ההדפסה המתאימה לך בתפריט הגדרות->הגדרות כלליות,תחת הכותרת 'הצג להדפסה'. לפניך דוגמא לכל אחת מהאפשרויות:

'הצג תפקידים בפרסום השיבוץ' –כל התפקידים יופיעו בכל משמרת

'אפשרות שניה 'טבלא נפרדת לכל תפקיד'

'אפשרות אחרת שהתפקידים לא יוצגו כלל (לא לבחור באף אפשרות)'

דרישות זמינות


בעזרת הגדרת דרישות זמינות תוכל להגדיר זמינות מינימאלית הנדרשת מימים או משמרות מסוימות. אם עובד לא עמד בדרישות הזמינות המערכת תתריע על כך ובסיום עדכון הבקשות שלו תופיע הודעת התרעה:

כמוכן, תוכל לראות במרוכז ביומן השיבוץ, את רשימת אנשי הצוות שלא עמדו בחוקי הזמינות על ידי כפתור 'בדוק דרישות זמינות'

ניתן להגדיר מספר בלתי מוגבל של חוקים וכן לערוך את החוקים בכל עת.

סבבים


במידה ויש משמרות מסוימות בהן נדרש לערוך סבב בין אנשי הצוות, אנחנו נדאג לכך במקומך! כל שעליך לעשות הוא להגדיר את שם הסבב ולבחור את התפקידים שיש לכלול בסבב.

בשלב הבא, עבור להגדרות משמרת ושייך את הסבב שהגדרת למשמרת:

ביומן השיבוץ יופיע אייקון מיוחד למשמרות ששייכת לסבב. בעת עמידה על האייקון יפתח חלון המסכם את השיבוצים שנעשו למשמרת זו בשבועות האחרונים:

דוחות, הגדרות סוגי שעות ועידכון שעות בפועל


הגדרת סוגי השעות תבוא לידי ביטוי בדוח סיכום השעות אשר סוכם לכל עובד את סך השעות שעבד מכל סוג כנגזרת מתוך המשמרות להן הוא שובץ. אם ברצונך להפריד בין שעות רגילות לשעות בעלות מאפיין מיוחד, כמו לדוגמא שכר עבודה לשעה שונה, יש להגדירן בעמוד סוגי שעות עבודה. למשל משמרת סופ"ש שתעריף לשעה הוא 150% מהשכר הרגיל.

לאחר הגדרת סוגי השעות השונים, יש לשייך למשמרות השונות את סוג/י השעה הרלוונטים:

הגדרות אלו מהוות למעשה את הבסיס לדוח סיכום השעות אשר סוכם לכל עובד את סך השעות שעבד מכל סוג כנגזרת מתוך המשמרות להן הוא שובץ.את הדוח אפשר לייצא לאקסל.

במידה ושעות העבודה בפועל של איש צוות היו שונות משהשעות המתוכננות אפשר לעדכן זאת ביומן השיבוץ בעזרת כפתור 'עדכון שעות עבודה':

עידכון זמינות העובדים


בעוד שהעובדים יכולים לעדכן את הבקשות שלהם עד יום ושעה שיקבעו מראש, תוכל לעדכן את זמינות העובדים בכל שלב דרך יומן השיבוץ: מתוך רשימת אנשי הצוות בצד ימין, הקלקה על איש הצוות לו תרצה לעדכן זמינות, תפתח חלון עם תפריט אפשרויות האפשרות השלישית היא עדכון זמינות איש הצוות:

הקלקה על המשמרת משנה את מצב הזמינות בה. הקלקה נוספת מחזירה למצב הקודם. משמרת צהובה זו משמרת שהעובד יכול לעבוד בה ומשמרת לבנה זו משמרת שהעובד אינו זמין לעבוד בה. כאשר סיימת לעדכן את הזמינות הנדרשת יש להקיש על המילה 'פה' בשורת הכותרת

עידכון זמינות חוזרת


ישנה אפשרות לעדכן זמינות חוזרת עבור אנשי הצוות לאיזו תקופה שתבחר. בדף הגדרות>צוות ישנה רשימה של אנשי הצוות. בשורה של איש הצוות הרלוונטי, ישנו אייקון שמוביל ליומן הזמינויות האישי של איש הצוות:


בעת לחיצה על סימון זמינות חוזרת במשמרת, יפתח חלון בו תתבקשו לעדכן עבור כמה שבועות זמינות זו תקפה. אפשרות זו גם קיימת בממשק אנשי הצוות כמובן.