msg

הכנת סידור עבודה עם מערכת אוטיפו: רשימת המאפיינים המלאה 

 

בעמוד זה מוצגים בפניכם מאפייני מערכת אוטיפו במלואם. הקישורים לבלוג שלנו, יובילו אתכם למידע נוסף, המפרט על השימוש במאפיינים אלו.

שימוש בשירות השיבוץ שלנו מאפשר לכל המידע שאתם צריכים להיות מרוכז במקום אחד ולעשות את העבודה בשבילכם.

האפשרויות והיכולות השונות של השירות, יסייעו לכם בהכנת סידור העבודה בצורה פשוטה ונעימה.

הצעות בקשות ורעיונות נוספים יתקבלו בברכה!  צרו קשר

   

המידע על העובדים במערכת אוטיפו ואיסוף בקשותיהם לסידור 

  •  יצירת פרופיל לעובד במערכת, הכולל מידע אישי כגון תאריך הצטרפות, תאריך יום הולדת, מגדר וכתובת למידע נוסף  
  • הגשת סידור דרך האתר בפחות מדקה - כל אחד מאנשי הצוות מגיש סידור באתר באופן עצמאי
  • עדכון זמינות העובדים מתוך ממשק המנהל – קיימת אפשרות לאחראי הסידור להגיש את הזמינויות של העובד במקומו
  • הגשת המשמרות על ידי העובדים, מתאפשרת גם בסמארטפונים, באמצעות אתר מותאם
  • העובדים יכולים להגדיר זמינות חוזרת - משמרות שהם יכולים לעבוד בהם בשבוע הקרוב ובשבועות הבאים (עד 32 שבועות) 
  •  התחברות פשוטה למערכת באמצעות רשתות חברתיות -  Facebook/Twitter/Google/Yahoo- למידע  נוסף  
  • תזכורות אוטומטיות לעובדים לשליחת בקשות בדוא"ל או sms לאלו שעדיין לא הגישו סידור
  •  ניתן להגדיר חוקים להגשת הסידור של העובדים – למשל מספר מינימום של משמרות, משמרות סופ"ש וכד'. במידה והעובד לא עומד בחוק שהוגדר, יקבל הודעה אוטומטית שעליו לעמוד בזמינות הנדרשת - למידע נוסף 
  • בקשות מיוחדות של הצוות – מרוכזות כולן יחד בדו"ח פשוט אחד - למידע נוסף  

 

הכנת סידור העבודה

הכנת הסידור מתבצעת בעזרת אלגוריתם מתוחכם לשיבוץ אוטומטי שיודע להתחשב בכללים הבאים באופן המותאם לכל עסק ומדיניותו שלו: 

  • כל איש צוות יקבל את מספר המשמרות הרצוי ו/או המוגדר לו  
  • הימנעות ממשמרות כפולות (אך במידת הצורך האפשרות קיימת)
  • התחשבות ושמירה על מדיניות שעות מנוחה - בין משמרות , ו/או במהלך השבוע
  • אכיפת חוקי עבודה באופן אוטומטי על ידי יומן השיבוץ - למידע נוסף
  • השוואה נוחה בין דרישות שיבוץ כח האדם של הרשת, לבין החוזים האישיים של העובדים. במידה וקיימים פערים ביניהם, ניתן לאתר אותם בקלות. למידע נוסף 
  • רוטציות על משמרות בעיתיות, או לחלופין משמרות שוות
  • הגדרת רמות שונות לכל תפקיד. מאפשר לדוגמא השמת אנשי צוות חזקים (הוותיקים או בעלי יכולות ייחודיות) במשמרות קשות 
  • ניתן לשבץ עובדים באופן ידני ולאפשר לשיבוץ האוטומטי "להתלבש" על הסידור הזה להשלמת החסר
  • הרצה מחדש של השיבוץ האוטומטי, מבוססת על תהליך אופטימיזציה המביא לשיפור בתוצאות למידע נוסף 
  • לפני הפעלת השיבוץ  האוטומטי ניתנת התראה על המשמרות בהן ישנו מחסור באנשי צוות זמינים
  • לאחר הפעלת השיבוץ ניתנת התראה על משמרות בהן ישנו חוסר באנשי צוות משובצים
  • אפשרות לתיקון ידני של תוצאות השיבוץ האוטומטי
  • אפשרויות סינון לתצוגת המשמרות הן על פי תפקיד והן על פי משמרות מסוימות - למידע נוסף 
  • אחרי פרסום הסידור –  חשוב לביצוע החלפות - לכל משמרת מוצג מי ששובץ לה, ואפשר להציג גם את מי שעדיין זמין ומוכן היה לעבוד במשמרת זו, ומי ביקש את המשמרת אך משובץ למשמרת צמודה או חופפת - למידע נוסף 
  • שליטה מלאה על השיבוץ ! במידת הצורך קיימת אפשרות לשבץ באופן שחורג מהכללים שהוגדרו במערכת - למידע נוסף
  •  קביעת רמת עדיפות למשמרת - ניתן לקבוע אילו משמרות בעדיפות גבוהה לאיושן ואילו משמרות ברמת עדיפות לאיוש , נמוכה יותר  - למידע נוסף    
  • התאמה בקלות של סידור העבודה לדרישות שבועיות משתנות (מחיקת משמרת, שינוי מספר העובדים הדרושים במשמרת, שינוי כותרת למשמרת)
  •  עדכון שעות עבודה יומיות למשמרת - במקרה שלאותה המשמרת יש שעות שונות בימים מסוימים בשבוע ניתן להתאים בכל יום את השעות למשמרת זו. למידע נוסף  

 

תצוגת סידור העבודה

 

פרסום סידור העבודה

  • פרסום השיבוץ באינטרנט - גישה לאתר לכל אחד מאנשי הצוות עם שם משתמש וסיסמא
  • פרסום השיבוץ באינטרנט – גם ללא סיסמא. ניתן להפיק מהמערכת קישור חיצוני, אותו ניתן לשלוח גם למי שאינו בצוות. הדבר ייעשה רק על פי הגדרה, בשליטה מלאה של אחראי השיבוץ - למידע נוסף 
  • שליחת שיבוץ במייל לעובדים (ניתן לשלוח את סידור העבודה של כל הצוות, או לשלוח לכל איש צוות, את המשמרות שלו/שלה בלבד). - למידע נוסף 
  • עדכון שינויים לאחר פרסום השיבוץ - במידה ונערכים שינויים, אלו מדווחים בקלות ואף קיימת אפשרות לשלוח עדכון פרטני לכל עובד/ת עם השינויים שנעשו במשמרות שלו/שלה - למידע נוסף 
  • תצוגה סידור העבודה עם תמונה של אנשי הצוות
  • פרסום שיבוץ לשירותי לוח שנה פופולאריים כמו גוגל calendar. משמרות שהעובד משובץ להם ישתלו לו לתוך לוח השנה שלו (כל עוד מתממשק למערכות חיצוניות) - למידע נוסף
  •  משמרות העובדים בסידור עבודה שפורסם ישתלו ללוח השנה של המנהל למידע נוסף 
  • אפשרות להוסיף הערות עם פרסום סידור העבודה - ניתן להוסיף הודעה כללית לסידור המפורסם, וגם הערות למשמרות, בכל שבוע - למידע נוסף 

סיכום המשמרות 

  • דו"חות מסכמים שבועיים ותקופתיים  לחישובי שכר וסטטיסטיקות שונות – הן לחישוב סה"כ שעות ו/או משמרות, והן לספירת שעות ו/או משמרות ייחודיות (לילות, סופ"שים) - למידע נוסף
  • דו"ח זמינות - דו"ח מסכם לאחוז הזמינות של העובדים לסך המשמרות לתפקיד שלהם בכל טווח זמנים על פי בחירה. למידע נוסף
  • הגדרת סוגים שונים של שעות עבודה – לילות, שעות נוספות וכד' והפקת דו"חות לפי סוג שעה
  • הגדרת משמרות מסוימות כשעות שלא ייחשבו לסיכום שעות העבודה. למידע נוסף
  • מעקב אחר ביצוע - כמה עובדים עבדו בפועל בכל משמרת
  • דשבורד (מסך סיכום) עם סטטיסטיקות מעניינות – העובדים הזמינים ביותר, העובדים החרוצים ביותר, ממוצע שעות עבודה וממוצע משמרות שבועי  

 

יצירת קשר עם העובדים באמצעות המערכת 

  • דף קשר של העובדים המפורסם לעובדים – מייל, טלפון ואם רוצים - גם תמונה - למידע נוסף
  • שליחת SMS/ מייל – לעובדים – לאחד או אחת מהם, לקבוצה או לכולם
  • תזכורות sms אוטומטיות לאלו שנוטים לאחר למשמרות
  • בעת הוספת עובד למערכת נשלח דוא"ל לעובד החדש כולל הסבר על השימוש במערכת

  

סידור עבודה לרשת סניפים  

  • ממשקים ייחודיים לניהול רשת 
  • צפייה במרוכז בסידורי עבודה של מספר סניפים בבת אחת - למידע נוסף
  • ייבוא מהיר ונוח של נתוני הצוותים מקובץ אקסל - למידע נוסף
  • ייבוא פרטי עובד בין סניפים - למידע נוסף
  • התממשקות למאגר נתונים ארגוני (למשל מערכת כ"א) וסינכרון המידע על העובדים במערכת אוטיפו בהתאם  
  • אפשרות לשיבוץ עובדים ביותר מסניף אחד
  • הוספת שדות מידע לכרטיס עובד  לצרכים ארגוניים ייחודיים 

מעקב אחרי פעולות ואבטחה  

  • audit log – יומן פעולות המאפשר מעקב ברור – על אילו פעולות ניהול נעשו באמצעות המערכת, ועל ידי מי
  • חיבור SSL מאובטח למידע נוסף
  • רמת אבטחת מתקדמת למידע נוסף