סידור עבודה. שיבוץ משמרות. | Otipo. אנשים. משמרות. ביחד.

מה זה אוטיפו?

otipo הוא אתר אינטרנט שמציע דרך חדשה והרבה יותר נעימה להכנת סידור עבודה!בלי ניירות, פתקים ומרדף אחר העובדים, בלי טלפונים ויותר מדי בלבולים -כל האינפורמציה מרוכזת במקום אחד ולכל הצוות יש גישה אליו.זה הזמן להיפרד מהדף והעט ולתת ל otipo לשבץ כמו שרק הוא יודע.

אז איך מתחילים?

קודם כל - אנו מאפשרים לכל הצוות חודש התנסות חינם במערכת
ספרו לנו מי אתם ומה אתם צריכים בעזרת אשף האתחול הפשוט : Otipo פונה לארגונים במגוון תחומים ואנחנו יודעים שלכל אחד דרישות קצת שונות. בעזרת האשף תוכל להגדיר את מבנה המשמרות בעסק, את שעות המשמרות, את סוגי התפקידים ואנשי הצוות הנדרשים בכל משמרת, את התפקידים השונים והרמות של כל תפקיד ועוד
הזמינו את הצוות לשרות במייל או ב SMS
התחילו לסדר משמרות בקלות וביעילות

מה מקבלים?

גישה לאתר ולאפליקציה לכל אחד מאנשי הצוות עם שם משתמש וסיסמא
הגשת סידור דרך האתר או האפליקציה בפחות מדקה
תזכורות אוטומטיות בדוא''ל או SMS לאלו שעדיין לא הגישו סידור
אלגוריתם חכם שמתחשב בצרכים של העסק ובבקשות של אנשי הצוות ובחוקי העבודה הממשלתיים ומציע סידור מיטבי ומהיר
ֿPublication of the schedule online, with an option for email notifications.
גישה לסידור המוכן לכל אנשי הצוות דרך האפליקציה בנייד ואפשרויות שליחה במייל
תזכורות SMS אוטומטיות לאלו שנוטים לאחר למשמרות
מגוון דוחות מסכמים לחישובי שכר וסטטיסטיקות שונות
תמיכה רספונסיבית דרך האתר, במייל ובטלפון

אפשר לראות איך זה נראה לפני שמתחילים?

בוודאי! פשוט לחצו על התמונות הבאות כדי לראות תצלומי מסך מוגדלים.

הגדרת משמרות

אחראי הסידור מגדיר את המשמרות בעצמו בצורה קלה ופשוטה, החל מהגדרת שעות המשמרות, דרך הגדרת מספר העובדים הדרושים בכל תפקיד במשמרת, ועד הגדרה של סבבים בין עובדים, ועוד.

ניהול הצוות

בדף הצוות ניתן לצפות ברשימת אנשי הצוות, לעדכן ולהוסיף אנשי הצוות, וכן לשייך עובדים לתפקידים. הוספת עובד חדש היא פעולה קצרה, ותוך כדי הפעולה נשלח דוא''ל לעובד החדש כולל הסבר על השימוש במערכת.

שיבוץ

כאן קורה הקסם! דרך דף השיבוץ תוכלו לראות את אנשי הצוות הזמינים בכל משמרת, להפעיל את השיבוץ האוטומטי ולשנות ולעדכן את השיבוץ באופן ידני. לאחר השלמת השיבוץ, מפרסמים אותו בלחיצת כפתור והוא זמין לכל הצוות באפליקציה, באתר ובהודעת מייל.

הצג להדפסה

הסידור מוכן להדפסה בלחיצת כפתור ישירות מהמערכת, עם אפשרות להוספה ועריכה של הערות על גביו.

דו"חות

תופתעו לגלות כמה נתונים ניתן לקבל מהסידור. דו''ח שעות הוא רק דוגמה אחת למגוון הדוחות שניתן להפיק באמצעות Otipo.

ממשק אנשי הצוות

כל אחד יכול להכנס לאתר ולאפליקציה של Otipo באמצעות שם משתמש וסיסמא שנשלחים ע''י אחראי הסידור. את האפליקציה ניתן להוריד בחינם מהחנויות של אפל ושל גוגל.

הזמינות שלי

אנשי הצוות מזינים באפליקציה את הזמינות שלהם לשבוע הבא על ידי סימון המשמרות בהן הם יכולים או לא יכולים לעבוד. בנוסף ניתן לשלוח הודעה קצרה לאחראי הסידור.

המשמרות שלי

לאחר פרסום הסידור על ידי אחראי הסידור, כל אחד מאנשי הצוות יכול לראות את הסידור הכולל ואת המשמרות שאליהן הוא שובץ.

מערכת החלפת משמרות חכמה

כשעובד צריך להחליף משמרת בסידור הוא מעדכן זאת האפליקציה ונשלחת הודעה אוטומטית לכל מי שפנוי ורלוונטי להחלפה. החלפת המשמרת מתבצעת רק לאחר אישור המנהל.

וזה לא הכל...

תזכורות לשליחת סידור נשלחות בדוא''ל וב-SMS
ניתן להפעיל שליחת תזכורות SMS אוטומטיות לפני משמרת
ניתן להגדיר חוקים לשיבוץ אוטומטי בהתאם לצרכי הצוות
לאחראי הסידור יש שליטה מלאה לגבי איזה פרטם אנשי הצוות יכולים לראות, כמו למשל אם אנשי צוות יכולים לראות מה הסידור שחברים שלהם שלחו

איך זה עוזר לי?

במקום לנדנד לצוות שיגישו סידור, Otipo עושה זאת במקומך
אין צורך לאסוף את בקשות העובדים ולהשקיע זמן בטלפונים/מיילים/איסוף פתקים – כל אחד מאנשי הצוות מגיש סידור באתר באופן עצמאי
Otipo מכין את הסידור בעזרת אלגוריתם מתוחכם ,דואג שכל איש צוות יקבל את מספר המשמרות הרצוי לו, נמנע ממשמרות כפולות, מתחשב בשעות מנוחה, עושה רוטציות על משמרות בעיתיות או לחלופין משמרות שוות, דואג לשים במשמרות קשות אנשי צוות חזקים ועוד. כל מה שנשאר לך לעשות זה תיקונים קלים!
בא לך לדעת כמה שעות כל איש צוות עבד? כמה משמרות לילה כל אחד עשה בחודש האחרון? Otipo שומר את כל הנתונים ויציג לך מגוון דוחות מסכמים!
יוסי הוא מאחר כרוני? Otipo יודע לשלוח מסרונים (הודעות SMS) עם תזכורות לאנשי הצוות הרלוונטיים לפני המשמרת
אם יש שינוי בשעות המשמרות או בשאר הדרישות, לא צריך לבנות את כל הסידור מחדש, אלא רק לעדכן את השינויים לשבוע מסוים או לכל השבועות הבאים וזה לוקח מספר שניות.